一場(chǎng)成功的云年會(huì)需要提前做好哪些準(zhǔn)備？

2022/11/29 | 營(yíng)銷專欄 | 線上年會(huì) 299436

每每到年底，基本每個(gè)公司都會(huì)籌備一場(chǎng)年會(huì)作為員工年終福利，既可以回顧工作成績(jī)，又可以增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)融合，年會(huì)辦得好甚至有時(shí)可以抵消員工內(nèi)心擠壓的憤懣，但是年會(huì)如果辦的差往往可以將這些憤懣再加一個(gè)籌碼。

當(dāng)新冠疫情逐漸常態(tài)化，大家轉(zhuǎn)戰(zhàn)云年會(huì)的“卷王”之爭(zhēng)，如何打造一場(chǎng)又燃又暖的云年會(huì)成為HR門的年底首要任務(wù)，那么一場(chǎng)成功的云年會(huì)需要提前做好哪些準(zhǔn)備呢？

一：確定年會(huì)直播的場(chǎng)景

面對(duì)疫情，年會(huì)不得不轉(zhuǎn)型線上，而線上年會(huì)又可以分為兩種形式：一種是線上與線下相結(jié)合；一種是完全線上直播。

線上直播間：異地同屏，共享此刻

在線上直播間中，可以將多個(gè)分公司的畫面同時(shí)集成到直播間中，異地員工可以通過直播“面對(duì)面”溝通交流。

線下會(huì)場(chǎng)：大屏互動(dòng)，同步聯(lián)動(dòng)

在線下場(chǎng)地中，可以搭建一面LED大屏和線上進(jìn)行聯(lián)動(dòng)?；?dòng)模塊在現(xiàn)場(chǎng)大屏幕進(jìn)行展示，同時(shí)可通過異地連線的方式，將大屏互動(dòng)畫面在線上直播間進(jìn)行展示，員工線上、線下同步參與。

搭建實(shí)景演播廳，綠幕摳像虛擬合成，高科技實(shí)現(xiàn)酷炫效果

通過虛擬摳像技術(shù)實(shí)時(shí)更換直播背景，小場(chǎng)地可輕松呈現(xiàn)完美現(xiàn)場(chǎng)效果，高度還原真實(shí)場(chǎng)景;減少現(xiàn)場(chǎng)搭建成本，虛擬合成技術(shù)與VR、AR等前沿科技結(jié)合，展現(xiàn)酷炫舞美特效，節(jié)目表演形式相對(duì)靈活。

二：確定公開或私密

通過權(quán)限設(shè)定，可以決定年會(huì)直播的私密性，可以讓指定的員工、渠道、合作伙伴等人員參與并觀看年會(huì)，也可以通過內(nèi)容部署觀看，隔絕一切外部用戶訪問。

三：成立年會(huì)籌備組

年會(huì)的籌備組包括三個(gè)團(tuán)隊(duì)：行政運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)、主播團(tuán)隊(duì)、直播執(zhí)行團(tuán)隊(duì)。

行政運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)包括項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)整個(gè)直播準(zhǔn)備和現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施，有著豐富的組織、協(xié)調(diào)應(yīng)急的經(jīng)驗(yàn)，與技術(shù)工程師合作，確保直播活動(dòng)的資源整體協(xié)調(diào)和把控。

直播執(zhí)行團(tuán)隊(duì)包括：活動(dòng)導(dǎo)演+直播推流+攝影攝像+視頻導(dǎo)播+調(diào)音師等

活動(dòng)導(dǎo)演在拍攝方面擁有豐富的經(jīng)驗(yàn)，負(fù)責(zé)活動(dòng)的rundown腳本的細(xì)化和把控、鏡頭切換的拍攝，對(duì)攝像機(jī)，導(dǎo)播臺(tái)，調(diào)音臺(tái)，現(xiàn)場(chǎng)大屏，網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備鏈接有豐富的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)。

四：確定直播平臺(tái)，搭建直播間

年會(huì)直播最重氛圍，打造一間與年會(huì)時(shí)令及氣氛相匹配的直播間尤為重要。

通過微吼可以零成本建立年會(huì)直播官網(wǎng)及主題直播間，配色可以紅金為主，也可與企業(yè)自身品牌元素相搭配。

主題官網(wǎng)直播間搭建完成后，可循環(huán)播放企業(yè)宣傳片及喜慶的背景音樂。年會(huì)開始前一周，員工及客戶可能進(jìn)入直播間預(yù)約，屆時(shí)就可相互留言互動(dòng)營(yíng)造節(jié)慶氛圍。

直播間還可嵌入官網(wǎng)、公眾號(hào)及app內(nèi)，全面展現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化應(yīng)用的實(shí)力。

也可根據(jù)員工及潛在客戶的屬性，自定義短信或EDM觸達(dá)通知，企業(yè)關(guān)注及員工自傳雙管齊下。

五：直播功能驗(yàn)收測(cè)試

想要完美呈現(xiàn)一場(chǎng)大規(guī)格的年會(huì)直播，硬件設(shè)備是必不可少的一環(huán)，這直接決定直播效果的好壞，一般由多臺(tái)攝像機(jī)采集直播內(nèi)容，實(shí)時(shí)呈現(xiàn)到畫面上。

在設(shè)備高清的基礎(chǔ)上，要保證網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定，直播不卡頓，需要用到一個(gè)或多個(gè)攝像機(jī)、編碼器設(shè)備。

微吼提供專業(yè)的年會(huì)直播搭建設(shè)備，專業(yè)的現(xiàn)場(chǎng)音視頻采集，讓觀眾多角度、高清原聲，浸入式觀看現(xiàn)場(chǎng)，真正做到“第二現(xiàn)場(chǎng)”的效果。

六：年會(huì)物料準(zhǔn)備

以企業(yè)元素為年會(huì)設(shè)計(jì)制作專屬H5頁(yè)面、宣傳海報(bào)、帶有儀式感的微網(wǎng)站，便于將活動(dòng)信息推廣至相關(guān)人群。

微吼除提供專業(yè)的直播支持外，可提供年會(huì)策劃一站式直播運(yùn)營(yíng)服務(wù)。

七：分享應(yīng)急預(yù)案

線上年會(huì)并不像線下那樣可以靈活調(diào)整，有時(shí)一個(gè)環(huán)節(jié)的問題可能會(huì)讓整場(chǎng)年會(huì)都無法進(jìn)行下去。因此，籌備時(shí)，在幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)中一定要做好plan B 甚至plan C 。

微吼專業(yè)運(yùn)維人員通過微吼鷹眼系統(tǒng)，對(duì)消息服務(wù)壓力，流媒體分發(fā)狀態(tài)，流質(zhì)量，基礎(chǔ)資源占用情況，進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，實(shí)時(shí)調(diào)整主動(dòng)擴(kuò)容策略以及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)處理，保證直播年會(huì)的穩(wěn)定流暢觀看。

網(wǎng)絡(luò)保障：

提供兩條有線網(wǎng)絡(luò)采用一主一備的方式

提供網(wǎng)絡(luò)基站在有線網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障時(shí)，網(wǎng)絡(luò)基站進(jìn)行自動(dòng)切換保證直播網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定。

平臺(tái)保障：

采用雙路直播的模式主+備的模式；在觀看鏈接不變的情況下，當(dāng)主直播間出現(xiàn)問題時(shí)，自動(dòng)切換備用直播間實(shí)現(xiàn)無縫的切換。

人員保障：

配備兩名備份人員，具備項(xiàng)目協(xié)調(diào)、拍攝、平臺(tái)的操作等能力